Tất cả chúng ta đều có 24 giờ mỗi ngày, nhưng một số người dường như luôn có đủ thời gian để hoàn thành cả tá các công việc khác nhau, trong khi những người khác phải vội vã từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác và gặp khó khăn để hoàn thành bất cứ điều gì. Sự khác biệt này nằm ở kỹ năng quản lý thời gian của mỗi người bởi quản lý thời gian kém không chỉ giảm hiệu suất làm việc mà còn làm giảm chất lượng công việc và tạo ra những căng thẳng không cần thiết. Trong bài viết này, MentorLink sẽ đưa ra một số phương pháp để các bạn tham khảo và thử nghiệm với lịch trình cá nhân của mình nhé!
Quản lý thời gian là gì?
Trước hết, ta cần phải hiểu “quản lý thời gian” là gì? Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát cách phân chia thời gian cho các hoạt động cụ thể nhằm tối ưu hóa hiệu suất và đạt được mục tiêu đề ra. Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả mà còn giúp bạn có thời gian để tận hưởng cuộc sống và giảm bớt áp lực. Các khía cạnh quan trọng của quản lý thời gian bao gồm: Xác định rõ ràng mục tiêu ngắn hạn và dài hạn; Lập kế hoạch cụ thể cho từng ngày, tuần, tháng; Chia nhỏ thời gian cho từng nhiệm vụ, ưu tiên nhiệm vụ quan trọng; Tuân thủ kế hoạch đã đề ra và đánh giá cách sử dụng thời gian, cũng như điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để cải thiện hiệu suất.
Các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
1. Nắm rõ sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”
Trong quá trình lập kế hoạch, phân biệt giữa công việc khẩn cấp và công việc quan trọng là chìa khóa để ưu tiên thời gian và khối lượng công việc. Cụ thể hơn, công việc khẩn cấp đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức, nhưng không nhất thiết phải làm ngay, trong khi công việc quan trọng là những việc nếu không làm, có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho bạn hoặc người khác. Một vài ví dụ về phân biệt công việc nào là “khẩn cấp”, công việc nào là “quan trọng”:
- Trả lời email công việc quan trọng: Một email từ sếp yêu cầu báo cáo gấp là khẩn cấp và quan trọng. Nếu không trả lời, bạn có thể gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc của cả nhóm.
- Thanh toán hóa đơn tiền điện: Đây là việc quan trọng vì nếu không làm, bạn có thể bị cắt điện. Tuy nhiên, nó không khẩn cấp nếu bạn thanh toán đúng thời hạn.
- Học bài cho kỳ thi cuối kỳ: Đây là việc quan trọng vì ảnh hưởng đến kết quả học tập của bạn. Tuy nhiên, nếu kỳ thi còn xa, việc học không khẩn cấp ngay lúc này.
2. Biết cách đặt mục tiêu
Đặt mục tiêu là kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất vì mục tiêu là động lực để giải quyết công việc và nỗ lực trong suốt quá trình. Hãy đảm bảo các mục tiêu được đặt ra là đúng và có khả năng thúc đẩy, nếu không bạn sẽ “mất lái” và có thể bỏ cuộc ngay khi gặp trở ngại trên đường. Hiện nay, mô hình SMART là một trong những mô hình đo lường mục tiêu hiệu quả nhất với các yếu tố:
- Specific: Mục tiêu cụ thể, rõ ràng và bởi vì được xác định đúng đắn ngay từ đầu, bạn biết sẽ cần phải làm gì để đạt được chúng.
- Measurable: Mục tiêu phải có khả năng đo lường, cho phép bạn theo dõi kết quả và quyết định xem bạn đã đạt được mục tiêu chưa.
- Attainable: Mục tiêu của bạn phải đảm bảo vừa nằm trong khả năng nhưng cũng cần một chút thách thức để thúc đẩy bản thân cố gắng hết sức.
- Relevant: Các mục tiêu phải liên quan hoặc tác động trực tiếp đến cuộc sống và sự nghiệp của bạn. Việc tạo ra thay đổi tích cực khi đạt được mục tiêu chính là động lực để bạn luôn nỗ lực hành động.
- Time-bound: Chia nhỏ các mục tiêu và giới hạn thời gian giúp bạn tổ chức công việc tốt và mang lại cảm giác cấp bách để tập trung hơn vào công việc.
3. Lập kế hoạch hiệu quả
Khi đã đặt mục tiêu, bước tiếp theo là lập kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu nhanh và hiệu quả nhất, giúp giảm thiểu căng thẳng và lãng phí thời gian. Đây là kỹ năng cực kỳ quan trọng và cần thời gian để “thử nghiệm”, “khám phá bản thân”, từ đó tìm ra được kế hoạch lý tưởng nhất giúp nâng cao năng suất trong công việc.
Các bước lập kế hoạch hiệu quả bao gồm:
- Bước 1: Đặt ra mục tiêu lớn nhất.
- Bước 2: Xác định các nhiệm vụ cần làm để đạt mục tiêu.
- Bước 3: Chuẩn bị kỹ năng, kiến thức và chuyên môn cần thiết.
- Bước 4: Tính toán thời gian và lịch trình cần thiết.
- Bước 5: Xác định phương pháp theo dõi và đánh giá.
4. Dừng ngay ý định làm việc “đa nhiệm”
“Đa nhiệm” (Multitask) nghĩa là đa tác vụ, làm nhiều việc cùng một lúc. Nhiều người nghĩ sẽ thật tuyệt vời nếu có khả năng hoàn thành nhiều việc trong cùng thời gian, nhưng thật ra nó không phải là cách làm đúng đắn và hiệu quả nhất. Đa nhiệm có thể làm giảm chỉ số IQ và EQ, mất thời gian do chuyển đổi sự tập trung và giảm năng suất tổng thể. Các chuyên gia đều khuyên rằng chúng ta nên tập trung cao độ và làm từng việc riêng lẻ, thay vì trở nên đa nhiệm và khiến các công việc không được hoàn thành đúng hạn, hay ảnh hưởng đến chất lượng chung của công việc.
Quản lý thời gian hiệu quả bằng Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian hiệu quả, giúp phân loại các nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng. Công cụ này chia danh sách công việc thành bốn ô khác nhau, mỗi ô đại diện cho một loại nhiệm vụ:
- Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng (Do): Nếu công việc quan trọng và cần được giải quyết ngay, hãy bắt tay vào làm ngay lập tức. Đơn giản là vậy.
- Nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng (Delegate): Nếu công việc cần thiết nhưng bạn không có đủ thời gian và người khác có thể thực hiện tốt, hãy giao việc cho họ. Bằng cách này, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian quý báu và cho người khác cơ hội học hỏi kinh nghiệm.
- Nhiệm vụ không khẩn cấp và không quan trọng (Delete): Đôi khi, cần từ bỏ những công việc không quan trọng và không khẩn cấp để tiết kiệm thời gian. Hãy tự hỏi: “Liệu có vấn đề gì nếu bạn không làm công việc đó không?” Nếu không, hãy loại bỏ nó.
- Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp (Decide): Nếu không thể làm việc đó ngay bây giờ, hãy lên kế hoạch thời gian cụ thể để làm sau. Nhưng nhớ rằng, trì hoãn nên là lựa chọn cuối cùng. Nếu danh sách các công việc bị hoãn lại ngày càng dài, hãy xem xét lại việc giao việc hoặc loại bỏ chúng.
Hãy nhớ rằng, quản lý thời gian là một kỹ năng có thể rèn luyện và cải thiện theo thời gian. Bằng cách áp dụng những chiến lược này, bạn sẽ không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn giảm bớt căng thẳng và tận hưởng cuộc sống một cách trọn vẹn hơn. Chúc bạn thành công trên hành trình tối ưu hóa thời gian của mình!
Tham khảo và tổng kết từ một số phương pháp quản lý thời gian.
